De provincie Groningen moet beter omgaan met informatie en besluiten. Dat blijkt uit een onderzoek van Simon Sibma, in opdracht van het provinciebestuur. De provincie liet het onderzoek uitvoeren, omdat het meermaals misging in de provinciale gang van zaken rond gaswinning en mijnbouw.
De provincie was onder meer te laat met gaswinningsprocedures in Pieterszijl-Oost en Grijpskerk-Zuid. Ook werd een motie te laat naar de Tweede Kamer gestuurd en kreeg Provinciale Staten verkeerde informatie aangeleverd. Een motie uit Provinciale Staten zorgde uiteindelijk voor een onderzoek, waarin Sibma zich richtte op hoe besluiten worden genomen en hoe informatie wordt doorgegeven binnen de organisatie.
In het onderzoek keek Sibma naar vijf situaties waarin het misging, met naast de bovengenoemde voorbeelden ook het zonder vergunning dumpen van baggerslib uit het Reitdiep (onder meer uit Stad) in het Lauwersmeer. Uit het onderzoek blijkt dat de provincie beter moet omgaan met dit soort ingewikkelde dossiers. Afdelingen moeten meer samenwerken, medewerkers moeten beter letten op hoe gevoelig besluiten kunnen zijn en het contact met inwoners, organisaties en andere overheden kan beter.
Sibma benadrukt dat hij alleen keek naar situaties waarin fouten zijn gemaakt. In een grote organisatie zijn fouten nooit helemaal te voorkomen, aldus de onderzoeker. De rol van de provincie is de afgelopen jaren veranderd. De provincie stuurt vaker grote en ingewikkelde processen aan. In Groningen speelt gaswinning daarbij een grote rol. Daardoor is er meer aandacht van media, belangenorganisaties en politiek.
Risico’s eerder zien
Maar de provinciale organisatie is volgens Sibma nog niet genoeg meegegroeid met die verandering. Dat komt ook door veel wisselingen in personeel. In vier jaar tijd begonnen 471 nieuwe medewerkers bij de provincie, op een totaal van 1.141. Er is daardoor veel nieuwe kennis, maar minder ervaring met politiek gevoelige situaties.
Sibma vindt dat risico’s eerder moeten worden gezien. Dat vraagt om een grotere rol van leidinggevenden. Nu ligt veel verantwoordelijkheid bij individuele medewerkers. Hij adviseert dat teamleiders zich meer bemoeien met de inhoud van het werk.
Ook het digitale systeem van de provincie is volgens Sibma niet geschikt om belangrijke deadlines goed bij te houden. In twee onderzochte gevallen ging dat mis. Hij pleit voor een ander systeem en voor betere afspraken, zodat deadlines niet van één persoon afhangen.
Verder waarschuwt Sibma dat plannen soms te ambitieus zijn. Bestuurders willen vaak snel handelen, maar de organisatie kan dat niet altijd aan. Hij roept het college en Provinciale Staten op om realistischer te zijn.
Provinciebestuur erkent fouten
Het college van Gedeputeerde Staten en de directie binnen de provincie erkennen, naar eigen zeggen, dat er fouten zijn gemaakt en nemen alle aanbevelingen uit het rapport over. Provinciale Staten hadden gevraagd om duidelijke stappen om herhaling te voorkomen. In het rapport staan voorstellen om dat te doen. Het provinciebestuur werkt deze de komende tijd verder uit in een plan. Het rapport en de reactie van het college en de directie zijn nu besproken door Provinciale Staten. De Staten gaan hierover verder in gesprek.
